Door-organiseren en door-ontwikkelen
ICT ontwikkelingen
De organisatie heeft afgelopen jaren een substantiële digitaliseringsslag doorgemaakt.
Veel bedrijfsprocessen zijn gedigitaliseerd. In enkele gevallen had de digitaliseringslag een wettelijke aanleiding, zoals de Omgevingswet, maar in veel gevallen ging het om verbeteren van het gebruiksgemak voor inwoners en bedrijven en verhoging van de efficiency. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de vele producten en diensten die afgelopen jaren zijn gedigitaliseerd. Ook is afgelopen jaar, samen met de Duo+ gemeenten, onderzoek gedaan naar de toekomstvastheid van het Zaaksysteem.
Dit softwarepakket wordt door de gehele organisatie gebruikt voor, onder andere, de digitale dienstverlening aan inwoners en bedrijven, het persoonlijk Internetportaal voor inwoners, de websites van beide gemeenten, regiesysteem Sociaal Team, de werkprocessen Bezwaar en Beroep, de gemeentebrede postafhandeling, het gemeentelijk archief en het subsidieproces.
Na uitgebreid onderzoek bij referentiegemeenten en marktpartijen die Zaaksystemen leveren, is de conclusie dat een verbetertraject van het huidige Zaaksysteem voor Amstelveen en de Duo+ gemeenten de meest toekomstvaste optie is. Door stevige afspraken met de leverancier op het gebied van verbetering van de ICT dienstverlening, de ontwikkeling van nieuwe functionaliteit in het Zaaksysteem en veel gunstiger prijsafspraken, kan Amstelveen nu niet alleen terugvallen op betrouwbare dienstverlening rond het Zaaksysteem, maar ook invulling geven aan de digitale ambities.
De samenwerking met de Duo+ gemeenten en daarmee gepaard gaande schaalvergroting heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan de realisatie van deze resultaten op de markt voor Zaaksystemen. De eerste resultaten van de inhoudelijke kwaliteitsslag rond het Zaaksysteem zijn reeds bereikt met de nieuwe gemeentelijke website, het regiesysteem voor het sociaal domein en enkele nieuwe digitale producten rond Burgerzaken. Nu volgen nog onderzoeken naar een digitale kwaliteitsverbetering rond, onder andere, de processen subsidies, intake Werk & Inkomen en Bezwaar en Beroep.
Tot slot is een goede informatiehuishouding noodzakelijk voor veel processen, zoals het ontwikkelen, uitvoeren en handhaven van beleid, het beheren van basisregistraties en de bedrijfsvoering. Daarnaast is het essentieel om tijdig de juiste overheidsinformatie beschikbaar te kunnen stellen, om te kunnen voldoen aan de wettelijke verplichting vanuit de Wet Open Overheid. We verbeteren onze informatiehuishouding met het opzetten van een informatiebeheerplan en een systeem om de kwaliteit van de informatiehuishouding te meten en vergroten. Samen met de vakafdelingen worden ook de procesbeschrijvingen getoetst en maken we afspraken over het verbeteren daarvan. Het digitaliseren van de werkprocessen gaat onverminderd door. Bijvoorbeeld door het stoppen van papieren informatiestromen; we onderzoeken daarvoor de mogelijkheid van het digitaliseren van de postkamer. In 2025 starten we met e-mailarchivering en wordt een deel van het papieren archief overgebracht naar het Noord-Hollands Archief en het Stadsarchief Amsterdam, zodat dit openbaar raadpleegbaar wordt.
Datagovernance, ethiek en algoritmes
Het project Datagedreven werken met datagovernance heeft inmiddels de eerste resultaten geleverd. Het beleidsdocument, dat handvatten biedt voor de inrichting van datagedreven dienstverlening is vastgesteld. Daarnaast biedt het kaders over hoe de gemeenten dienen om te gaan met datamanagement, hoe de gemeenten de kwaliteit en veiligheid van data waarborgen, hoe zij grip houden op algoritmes en omgaan met ethische datavraagstukken en hoe de gemeentelijke data-organisatie eruit dient te zien. Deze handvatten en kaders zullen de komende tijd worden uitgewerkt en geïmplementeerd.
Daarnaast is het Ethisch Afwegingskader bij data- en informatietechnologie vastgesteld. Dit afwegingskader zal worden gebruikt om de ethische kant (“willen we dit?”) af te wegen bij vraagstukken rondom data- en informatietechnologie. Denk hierbij aan de aankoop van een nieuwe applicatie, een data-rapportage met persoonsgegevens of het gebruik van algoritmes of Artificial Intelligence (AI) die beslissingen nemen of adviezen geven met impact op inwoners, bedrijven of andere belanghebbenden.
Informatiebeveiliging en privacy
De gemeente handelt dagelijks vele product- en dienstaanvragen af. Hierbij worden op grote schaal (persoons-)gegevens verwerkt. Iedereen moet erop kunnen vertrouwen dat dit zorgvuldig, conform onder andere de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de nieuwe Cyberbeveiligingswet gebeurt. De Data Protection Impact Asessments (DPIA’s) op (nieuwe/gewijzigde) processen en informatiesystemen worden ook in 2026 voortgezet. Jaarlijks worden gemiddeld 20 DPIA’s afgerond.
Daarnaast wordt geadviseerd over allerhande privacyvraagstukken. Deze processen zijn zodanig ingericht dat de privacywetgeving ten aanzien van de werkprocessen goed geborgd is binnen de AA-organisatie. Vanwege de complexiteit en de breedte van de onderwerpen informatiebeveiliging en privacy wordt periodiek een risico-inventarisatie uitgevoerd, een (nieuw) actieplan informatiebeveiliging en privacy vastgesteld en wordt het informatiebeveiligings- en privacybeleid getoetst.
Een grote ontwikkeling op het gebied van informatiebeveiliging is de komst van de Europese NIS2-wetgeving, vertaald in de nieuwe Cyberbeveiligingswet, die in 2026 in werking treedt als Nederlandse wetgeving. De Cyberbeveiligingswet heeft een veel bredere scope dan de huidige BIO-normen en moet een hogere en bredere bescherming bieden tegen (cyber)incidenten. De nieuwe Cyberbeveiligingswet vraagt ook om maatregelen op gebied van de maatschappelijke kritische infrastructuur, zoals de besturing van verkeersregelinstallaties, bruggen, rioolgemalen en verkeerspaaltjes.
Om de kans op digitale aanvallen te verkleinen, nemen we tevens technische maatregelen door het inzetten van onder andere antivirussoftware, een firewall, netwerksegmentering en door het analyseren van securitymeldingen via het Security Information & Event Management systeem (SIEM). Het veilig houden van het netwerk en de ICT-systemen, vanwege de grote afhankelijkheid van digitale informatie in combinatie met de vele dreigingen, vraagt hierdoor structureel de aandacht van de organisatie.
Artificial Intelligence
De snelle opkomst van generatieve AI, met name toepassingen als ChatGPT biedt kansen voor onze organisatie. De AA-organisatie heeft besloten zich op dit moment te richten op het gebruik van Copilot Chat van Microsoft; hier is een DPIA op uitgevoerd. Medewerkers worden getraind in het gebruik van deze technologie met aandacht voor de mogelijkheden, risico’s, en allerlei ‘tips and tricks’. het optimale gebruik ervan. Door de hele organisatie heen wordt gekeken hoe Copilot Chat structureel kan helpen bij de uitvoering van het werk (bijvoorbeeld het herschrijven van een tekst naar B1-niveau of het samenvatten van een lang beleidsstuk, een Engelse vertaling, etcetera).
Tot slot wordt AI (in de meest brede zin, met Copilot Chat in het bijzonder) momenteel verankerd in vast te stellen beleid en spelregels, zodat we een antwoord hebben op toekomstige ontwikkelingen.
HRM eigentijds werkgeverschap
Leren en ontwikkelen: Ontwikkelmogelijkheden en opleidingen zijn cruciaal voor een goede functie-uitoefening, en ook voor werkgeluk en het behoud van medewerkers. Het aanbod en de vorm van leren moet aansluiten bij de tijdgeest. We investeren in onze interne academie waarbij we interne expertise optimaal benutten. Zo leiden we interne trainers op voor opleidingen rondom projectmatig werken, diversiteit & inclusie en Insights.
Door de digitale transformatie verwachten inwoners, ketenpartners en medewerkers meer digitale toegankelijkheid, transparantie, snelheid en flexibiliteit. Binnen de organisatie lopen diverse data- en digitaliseringsprojecten en leren we te werken met AI. Tegelijkertijd onderzoeken we de grenzen voor het veilig werken met AI. We investeren in een samenhangend leer- en ontwikkelprogramma, zodat medewerkers beschikken over de juiste tools én vaardigheden om hun werk goed te doen.
Diversiteit en inclusie
We willen dat alle medewerkers zich welkom en gewaardeerd voelen. Verschillen zien we als kracht. Daarom blijven we investeren in gelijke kansen, sociale veiligheid en een cultuur van betrokkenheid. Dit gaat niet alleen om cultuur, religie, maar ook over geaardheid en neurodiversiteit. We bieden hiervoor workshops en sluiten aan bij culturele festiviteiten waarbij we ruimte geven aan initiatieven van medewerkers.
Arbeidsmarkt en inhuur
We blijven inzetten op het terugdringen van externe inhuur ten gunste van vaste aanstellingen. Dit bevordert continuïteit, kennisbehoud en duurzame inzetbaarheid. Tegelijkertijd bewaken we de naleving van de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA). Hoewel de arbeidsmarktdruk is gestabiliseerd blijft het lastig om gekwalificeerde kandidaten te vinden in specifieke vakgebieden als Financiën, Stedelijke Ontwikkeling en ICT. Daarom investeren we in interne opleidingsroutes, zoals young-professionalprogramma’s, om zelf talent te ontwikkelen en te binden. En als we toch inhuren dan doen we dat zorgvuldig, met gepaste tarieven en langs de route van open inschrijving via onze ‘marktplaats Amstelveen’.
Vitaliteit en duurzame inzetbaarheid
Duurzame inzetbaarheid is een centraal thema binnen ons HRM (vitaliteit)-beleid. We willen dat collega’s vitaal, gemotiveerd en bekwaam blijven gedurende hun loopbaan, zodat zij met plezier en in goede gezondheid hun werk kunnen doen tot aan hun pensioen. Dit vraagt om een integrale aanpak waarin aandacht is voor gezondheid, werk-privébalans, loopbaanontwikkeling en een veilige werkomgeving. Voor medewerkers in fysiek of mentaal zware beroepen zetten we extra in op maatwerk, zoals loopbaanadvies en preventieve gezondheidsprogramma’s. In het HR-beleid stimuleren en faciliteren we het goede gesprek tussen leidinggevende en medewerker over deze zaken. Zo werken we aan een organisatie waarin iedereen duurzaam inzetbaar blijft.
Weerbare overheid
Een weerbare overheid is een overheid die bestand is tegen invloeden die haar integriteit, veiligheid of functioneren kunnen ondermijnen: het is een overheid waar inwoners, bedrijven en maatschappelijke partners op kunnen vertrouwen. Versterken van de weerbaarheid is belangrijk in een tijd waarin overheden te maken hebben met toenemende digitale dreigingen, ondermijning, desinformatie en maatschappelijke spanningen. Dit vraagt om blijvende aandacht voor ethisch handelen, (digitale) veiligheid en het herkennen van integriteitsrisico’s. Hierin worden onze medewerkers getraind. We werken hierin samen met andere gemeenten via netwerken en kennisdeling.
Op dit moment bereiden we ons landelijk, regionaal en lokaal voor op een scenario waarbij de stroom 72 uur uitvalt en mensen primair op zichzelf zijn aangewezen. De voorbereiding op dit scenario draagt bij aan een weerbare maatschappij en bevordert de zelfredzaamheid van organisaties en inwoners, óók bij andere soorten crises.
Huisvesting
In 2025 is de vernieuwde ontvangst- en condoléanceruimte van begraafplaats Zorgvlied opgeleverd.
In het raadhuis zijn als sluitstuk van de modernisering van de huisvesting de drie resterende vergaderkamers rondom de raadzaal vernieuwd tot representatieve ruimtes, in de publiekshal hebben de spreekkamers een make-over gehad en van de entree is de gehele pui inclusief de automatische schuifdeur vervangen.
De inrichting van de trouwzaal is op onderdelen aan vervanging toe. De versleten gordijnen, de verschoten vloerbedekking en de gedateerde trouwtafel staan eind 2025/begin 2026 op de nominatie om vervangen te worden.
Op begraafplaats Zorgvlied wordt een nieuw werfgebouw gerealiseerd waarvoor werkplekken en vergaderfaciliteiten worden ingericht.
Daarnaast zullen nog enkele kleinere, nog te selecteren, vervangingsinvesteringen in de inrichting van gebouwen gedaan worden, als onderdeel van het MeerjarenInrichtingsProgramma (MIP), bekostigd uit de Reserve MIP.
De voorbereidingen voor de inrichting van de nieuwe gemeentewerf zullen in 2026 voortgezet worden.
Financiën
In 2026 gaan we door met het opschonen en verbeteren van de administratie. Herinrichten van delen van de (financiële applicatie) Key2 Financiën en fiscaal verder in control komen horen daar ook bij.
Aan de inkomstenkant zijn we bezig met het uitrollen van een rechtenadministratie. We kennen dit al aan de kostenkant – verplichtingen - maar het is ook hard nodig aan de inkomstenkant. Door te gaan werken met vastleggen van de inkomsten die we verwachten wordt het budgetbeheer versterkt en voorkomen we zoektochten naar voor wie binnenkomend geld bestemd is.
Het in 2025 uitgerolde dashboard productiebudgetten wordt in 2026 verder doorontwikkeld.
Inkoop
Het inkooptraject voor Wmo Begeleiding dat in september 2024 is gestart, is onlangs afgebroken. De raad is hier per raadsbrief d.d. 26 augustus 2025 reeds over geïnformeerd. Gedurende het inkooptraject zijn signalen ontvangen dat de in het Programma van Eisen (PvE) opgenomen kwaliteitsmanagementsystemen in andere zorgbranches worden losgelaten. Hierdoor sluiten de opgestelde kwaliteitseisen onvoldoende aan bij de eisen vanuit andere zorgwetten, wat leidt tot een hoge administratieve last voor aanbieders die onder meerdere wetten zorg leveren. Door vast te houden aan de eerder gestelde geschiktheidseisen wordt verwacht dat belangrijke partijen geen raamovereenkomst met de gemeente Amstelveen willen afsluiten. Hierdoor kan de zorgcontinuïteit onder druk komen te staan. Het inkooptraject wordt daarom opnieuw opgestart. Om de zorgcontinuïteit te waarborgen wordt ingezet op het afsluiten van overbruggingsovereenkomsten met de huidige zorgaanbieders voor de periode vanaf 1 januari 2026 tot de ingang van de nieuwe contracten. Hieraan is een risico verbonden dat deze overeenkomsten tot een financiële onrechtmatigheid leiden